Как сдать часть офиса в субаренду

Типичная картина последних лет: офис сняли под 20 человек, а в будни приходят 9–12, остальные работают из дома. Аренда при этом идёт за всю площадь. Если договор ещё долгий, а переезжать дорого, свободные столы или пустой кабинет можно сдать другой компании. Юридически это субаренда офиса, и у неё есть несколько правил, которые лучше знать до разговора с будущим соседом.

Материал справочный и не заменяет юридическую консультацию: перед подписанием договора покажите его юристу.

Можно ли сдать офис в субаренду без согласия арендодателя

Нельзя. По пункту 2 статьи 615 ГК РФ арендатор сдаёт имущество в субаренду только с согласия арендодателя. Размер значения не имеет: один стол в open space или половина этажа, правило одно и то же. Если сдать помещение в субаренду молча, это нарушение договора аренды. Арендодатель может потребовать штрафа, если он прописан в договоре, а при существенном нарушении и расторжения договора через суд. Доход от пары сданных столов такого риска не стоит.

Начните с того, что перечитайте свой договор аренды. В нём бывает пункт, который заранее разрешает субаренду, иногда с условием уведомить арендодателя. Бывает и прямой запрет: тогда понадобится отдельное согласие или изменение договора.

Как получить согласие

• Пункт в договоре аренды. Самый удобный вариант: общее разрешение сдавать часть помещения в субаренду, без согласования каждого субарендатора.
• Письменное согласие на конкретный случай. Вы отправляете письмо с запросом, арендодатель отвечает письмом за подписью уполномоченного лица. В запросе укажите, кому сдаёте, какую часть помещения, на какой срок и для какой деятельности.
• Дополнительное соглашение к договору аренды. Подходит, если в договоре стоит запрет или арендодатель хочет заодно поменять условия, например закрепить, что субарендаторы соблюдают правила здания.

Устная договорённость с управляющим бизнес-центра не подойдёт: при споре её не доказать. Копию согласия стоит приложить к договору субаренды, субарендатор почти наверняка её попросит.

Срок субаренды и что будет, если основной договор закончится

Договор субаренды не может быть заключён на срок дольше основного договора аренды (та же статья 615). Если ваша аренда заканчивается в марте, субарендатора вы можете пустить максимум до марта.

Второе правило важнее для субарендатора, но знать его нужно и вам. По статье 618 ГК РФ при досрочном прекращении договора аренды, как правило, прекращается и договор субаренды. У субарендатора в этом случае есть право потребовать заключить с ним договор аренды на оставшийся срок субаренды на условиях, соответствующих прекращённому договору аренды. Честно назовите будущему соседу срок своего договора и пропишите обязанность сообщить ему, если основная аренда прекращается. Так у него будет время найти другое место.

Договор субаренды офиса: что в нём прописать

К договору субаренды нежилого помещения применяются правила об аренде, поэтому он строится так же, как обычный договор аренды. Главная ловушка при аренде части офиса связана с предметом договора. Если из текста нельзя понять, что именно передано, условие о предмете могут счесть несогласованным, а договор незаключённым (пункт 3 статьи 607 ГК РФ). Формулировка «часть офиса площадью 15 м²» без привязки к плану как раз из таких.

• Предмет. Адрес, этаж, номер помещения по поэтажному плану или экспликации, площадь. Если сдаёте кабинет, укажите его номер. Если сдаёте места в общем зале, перечислите их и отметьте на плане, который станет приложением к договору.
• Срок. Дата начала и окончания, не позже окончания вашей аренды.
• Цена и что в неё входит. Отдельно перечислите: коммунальные платежи, интернет, уборка, кухня, переговорная (сколько часов в месяц), печать, вода и кофе. Укажите срок оплаты и порядок индексации. Всё, что не перечислено, потом легко становится предметом спора.
• Депозит (обеспечительный платёж). Часто берут сумму, равную месячной плате. Пропишите, в каких случаях он удерживается и когда возвращается.
• Доступ. Часы работы, ключи, пропуска в бизнес-центр: кто их оформляет, кто платит за потерянный пропуск, как проходят гости и курьеры.
• Правила общих зон. Кухня, переговорная и её бронирование, громкие звонки, хранение вещей, порядок в зоне ресепшена.
• Имущество. Если передаёте мебель или технику, составьте перечень в акте приёма-передачи. Акт подписывают в день передачи помещения.
• Юридический адрес. Если субарендатор хочет зарегистрироваться по этому адресу, договоритесь отдельно. Обычно для этого нужно гарантийное письмо собственника, и без него обещать адрес нельзя.
• Расторжение. За сколько месяцев любая сторона может выйти из договора, что считается грубым нарушением и что происходит, если прекращается ваша аренда.

Нужно ли регистрировать договор субаренды

Договор аренды здания или сооружения на срок не менее года подлежит государственной регистрации (пункт 2 статьи 651 ГК РФ), и это правило применяют к нежилым помещениям. Субаренда подчиняется тем же правилам, поэтому договор субаренды на год и дольше тоже регистрируют в Росреестре. Чтобы этого избежать, многие подписывают договор на 11 месяцев и потом перезаключают его. Учтите, что регистрация субаренды части помещения требует точного описания этой части, а это ещё один довод в пользу нормального плана в приложении.

«Аренда рабочего места» по договору услуг

Иногда вместо субаренды подписывают договор на услуги по предоставлению рабочего места. Если по сути вы передаёте человеку часть помещения в пользование, арендодатель и суд могут оценить это как субаренду со всеми последствиями, включая вопрос о согласии. Поэтому согласие арендодателя лучше получить в любом случае.

Налоги с дохода от субаренды

Для компании или ИП плата от субарендатора входит в доходы и облагается по вашему налоговому режиму. Если вы работаете с НДС, он появится и в счетах субарендатору. Проверьте, есть ли среди ваших кодов ОКВЭД подходящий для сдачи помещений, и обсудите детали с бухгалтером: от режима налогообложения зависит, сколько денег на самом деле останется. Если вы ИП на патенте, учтите, что патент на другой вид деятельности сдачу помещений не покрывает, и это тоже вопрос к бухгалтеру.

Как посчитать цену рабочего места

Простая формула: доля аренды на одно место плюс доля расходов плюс немного сверху. Пример: вы платите 240 000 ₽ в месяц за офис на 20 мест, то есть 12 000 ₽ аренды на место. Коммунальные платежи, интернет и уборка добавляют ещё около 3 000 ₽ на место. Получается 15 000 ₽ себестоимости. Сверху обычно закладывают 10–20% за риск простоя, хлопоты с пропусками и износ мебели, и цена выходит в районе 16 500–18 000 ₽ за место в месяц.

Дальше сверьтесь с рынком: посмотрите, сколько просят за похожие места рядом. Посчитать себестоимость с вашими цифрами можно в калькуляторе стоимости рабочего места, а во сколько вам обходятся пустые столы, покажет калькулятор пустующих мест.

Как выбрать соседа по офису

При совместной аренде офиса договор достают из папки, только когда что-то пошло не так. Всё остальное время вы просто делите с соседом кухню, переговорную и общий шум, поэтому до подписания задайте ему несколько вопросов.

• Чем занимается компания. Посмотрите сайт и выписку из ЕГРЮЛ. Сажать прямого конкурента через стенку от своего отдела продаж вряд ли стоит.
• Сколько будет шума. Отдел холодных звонков и команда разработчиков в одном зале, скорее всего, будут мешать друг другу.
• Будут ли клиенты. Если сосед планирует встречи, договоритесь о переговорной и о том, где ждут посетители.
• Режим доступа. Нужен ли офис ночью и в выходные, кто закрывает помещение последним.
• Сколько людей придёт на самом деле. Договорились о трёх местах, а через месяц сидят пятеро: пропишите число мест в договоре.

Покажите офис вживую и познакомьте будущих соседей с теми, кто сидит рядом. Если сомневаетесь, начните с короткого срока, например три месяца, а потом продлите.

Где найти субарендатора

Разместите свободные места, кабинет или часть офиса на OfficeShare бесплатно. Укажите адрес и ближайшее метро, число мест, цену и что в неё входит, приложите фотографии. Желающие пишут вам напрямую, без посредников и комиссии. Объявления мы не проверяем, поэтому документы будущего соседа и сам договор проверяете вы.

Частые вопросы

Нужно ли согласие арендодателя, если я сдаю всего одно рабочее место?

Да. Статья 615 ГК РФ не делает исключений для маленькой части помещения. Даже один стол, переданный другой компании в пользование, это по сути уже субаренда.

Можно ли заключить договор субаренды на 11 месяцев и продлевать его?

Можно, так делают многие, чтобы не регистрировать договор в Росреестре. Каждый новый срок при этом не может выходить за пределы вашего договора аренды.

Что будет с субарендатором, если мой договор аренды расторгнут досрочно?

По статье 618 ГК РФ договор субаренды, как правило, прекращается вместе с основным. Субарендатор вправе потребовать от арендодателя заключить с ним договор аренды на оставшийся срок субаренды на условиях, соответствующих прекращённому договору аренды.

Могу ли я дать субарендатору юридический адрес?

Только если собственник помещения согласен. Обычно он выдаёт гарантийное письмо на конкретную компанию. Без него регистрация по адресу может не пройти.

Нужно ли платить налог с денег от субаренды?

Да, для компании или ИП это доход, который облагается по вашему налоговому режиму. Как именно её учесть, лучше уточнить у бухгалтера.